Producten importeren in WooCommerce

Leestijd: 11 minuten

Producten importeren met behulp
van een Excel-bestand, hoe doe ik dat?

Het handmatig toevoegen van producten aan jouw WordPress/WooCommerce-webshop is eenvoudig, maar het kan wel veel tijd in beslag nemen. Zeker als je honderden tot duizenden producten hebt. En het is al helemaal frustrerend als je ze allemaal al eens in een ander CMS hebt moeten invoeren. Gelukkig is het ook mogelijk om producten te importeren via een Excel-bestand. In deze handleiding leggen we je uit hoe dat moet!

Waarom is het handig om met behulp van een Excel-bestand producten te importeren?

Omdat dit in sommige gevallen een heel stuk sneller en/of makkelijker kan gaan! Krijg je bijvoorbeeld een nieuwe webshop met WordPress/WooCommerce en is dat een ander CMS dan je huidige webshop (zoals bijvoorbeeld Magento)? Dan is het vaak mogelijk om al je producten vanuit je oude webshop te exporteren naar een csv-bestand, om ze vervolgens weer te importeren in je nieuwe WordPress-webshop. Maar ook als je niet een oude webshop hebt , kun je gebruik maken van een import om al je producten (dus voor het eerst) in je WordPress/WooCommerce-webshop te zetten.

Er zijn dus eigenlijk twee situaties waarin je gebruik kun maken van een Excel-bestand om producten te importeren:

  1. Je hebt een bestaande webshop met een ander CMS dan WordPress en kunt je producten exporteren naar een csv-bestand.
  2. Je wilt simpelweg je nieuwe producten in je nieuwe webshop plaatsen door alle informatie in een Excel-bestand te zetten en deze te uploaden.

OPTIE 1

Producten uit een ander CMS exporteren
en importeren in WordPress/WooCommerce

Zorg ervoor dat je een export van je producten krijgt!

De eerste stap is dat je ervoor zorgt dat je een export krijgt van de producten in jouw webshop. Hoe dit moet, verschilt per CMS. Je kunt hier het beste gewoon even je huidige webbouwers aanschieten en vragen of zij een export voor je wil maken. Zij zullen je dan een csv-bestand met daarin al jouw producten aanleveren.

Voordat we verder gaan: wat is een csv-bestand?

Een csv-bestand is een komma-gescheiden-bestand (in Excel), waarin alle informatie regel voor regel is neergezet, terwijl er in de breedte gebruik gemaakt wordt van komma’s om de waarden van elkaar te scheiden. Met behulp van Excel kun je aangeven dat de komma’s gezien moeten worden als de start van een nieuwe kolom, waardoor je alle informatie netjes geordend kunt krijgen. Dat klinkt alsnog een beetje vaag, maar de onderstaande afbeeldingen maken het een stuk duidelijker.

ongeschikt csv
CSV Bestand: Informatie niet gescheiden

Hier zie je een csv-bestand waarbij de informatie nog niet gescheiden is. Alles staat wél onder elkaar, maar alles staat nog wel in één kolom (A).

geschikt csv
CSV Bestand: Informatie wél gescheiden

Hier zie je een csv-bestand waarbij de informatie wél gescheiden is. Alles staat onder elkaar én de waarden zijn ook in de breedte van elkaar gescheiden.

Hoe maak je een csv-bestand inzichtelijk?

Nu je een csv-bestand van jouw producten hebt en ook weet wat het precies is, is het tijd voor de volgende stap: het inzichtelijk en werkbaar maken van het bestand. Je zult namelijk wel wat aanpassingen door moeten voeren, omdat elk CMS weer op zijn eigen manier werkt en een export van het ene CMS dus niet zomaar in een ander CMS geïmporteerd kan worden.

Om het bestand werkbaar te maken, volg je de volgende stappen:

  1. Open Excel.
  2. Ga naar het tabblad ‘Gegevens’ en selecteer in het gedeelte ‘Externe gegevens ophalen’ de optie ‘Van tekst’.
  3. Selecteer nu je csv-bestand en klik op ‘Openen’.
  4. Selecteer ‘Gescheiden’ en klik op ‘Volgende >’.
  5. Selecteer nu de scheidingstekens waar jouw csv-bestand gebruik van maakt (dit zal bijna altijd een komma zijn, maar ook puntkomma’s en andere tekens komen wel eens voor) en klik weer op ‘Volgende >’.
  6. Selecteer nu het gegevenstype ‘Standaard’ en klik op ‘Voltooien’.
  7. Je kunt nu kiezen vanaf welke cel de informatie moet worden geplaatst. Deze staat standaard op ‘=A$1$’. Laat hem hier op staan en klik op ‘OK’.
  8. Klaar!

En hoe maak je jouw export nu klaar voor WooCommerce?

Nu je het csv-bestand leesbaar en werkbaar hebt gemaakt, moet je ‘m klaarmaken voor WooCommerce. We hebben al gezegd dat ieder CMS op zijn eigen manier werkt. WordPress/WooCommerce hanteert bijvoorbeeld weer andere benamingen voor de onderdelen waar jouw producten uit bestaan (titel, omschrijving, productafbeeldingen, artikelnummer, prijs etc.). Download het voorbeelddocument om te zien hoe een Excel-bestand dat geschikt is voor een import in WooCommerce eruit moet zien.

Download het voorbeelddocument

Zorg er vervolgens voor dat alle kolommen die je in het voorbeelddocument ziet ook in jouw document staan en dat alles is ingevuld. Klaar? Dan kun je nu je Excel-document opslaan als een csv-bestand en uploaden naar je webshop.

OPTIE 2

Vul het voorbeelddocument zo volledig mogelijk in!

Als je gewoon graag met een Excel-bestand wilt werken om jouw WooCommerce-webshop te vullen met jouw producten, is het allemaal niet zo ingewikkeld. Het enige dat je hoeft te doen is het voorbeelddocument te downloaden en deze in te vullen. Iedere rij is één product. Vul ‘m zo volledig mogelijk in. We leggen je natuurlijk nog wel even uit wat je waar in moet vullen. Bekijk ook de afbeelding voor meer informatie.

Download het voorbeelddocument
Wat staat waar product woocommerce

ID

Hier hoef je niets in te vullen. WooCommerce maakt automatisch ID’s aan en gebruikt deze als interne referentienummers. Het gaat hier dus ook niet om je artikelnummers of SKU’s.

Type

Vul hier het type product in. Je kunt hier simple of variable (of variation) invullen. Simpele producten zijn producten waarbij géén extra opties mogelijk zijn, zoals bijvoorbeeld een blu-ray disc of een bordspel. Een variabel product is een product waarbij wél extra opties mogelijk zijn en waarbij je dus te maken hebt met meerdere variaties. Denk hierbij aan producten zoals een T-shirt die in meerdere kleuren verkrijgbaar is of een paar schoenen dat in meerdere maten te verkrijgen is. We gaan er hier voor het gemak even vanuit dat je simpele producten toevoegt. Klik hier om te leren hoe je variabele producten toevoegt via een Excel-bestand.

Artikelnummer

Vul hier het artikelnummer in. Je kunt hier gebruik maken van EAN-codes of SKU’s (Stock Keeping Units), als je die hebt, maar je kunt de artikelnummers in principe ook zelf verzinnen.

Hoofd

Vul hier niets in als je een simpel product toevoegt. Lees hier wat je hier in moet vullen als je een variabel product toevoegt.

Naam

Dit is de naam van het product. Probeer duidelijk te zijn, maar maak geen ellenlange (en dus haast onleesbare) titel. Maak ‘m kort en krachtig. Lijkt het product veel op een ander product? Maak dan in de titel duidelijk hoe dit product van dat andere product verschilt.

Korte omschrijving

De korte omschrijving komt vlakbij de prijs en de ‘In Winkelmand’-knop te staan. Hier kun je dus in een paar zinnen of met een paar bullet points jouw bezoekers overtuigen van dit product. HTML wordt hier ondersteund, dus je kunt hier gebruik van maken om je informatie wat te stijlen.

Beschrijving

In de beschrijving zet je informatie die je hebt over hebt product. Maak er een leuke, goed leesbare en overtuigende tekst van en maak goed duidelijk aan jouw bezoekers wat het product precies inhoudt. Hoe duidelijker je bent en hoe meer informatie je kunt geven, hoe beter. HTML wordt hier ondersteund, dus je kunt hier gebruik van maken om je informatie wat te stijlen.

Reguliere prijs

Vul hier de prijs van het product in. Doe dit zonder een valutateken en gebruik een komma om hele euro’s van centen te scheiden.

Actieprijs

Is het product in de aanbieding? Vul dan hier de actieprijs in (ook zonder valutateken en met een komma). Als je gebruik maakt van een actieprijs, moet je óók iets hebben ingevuld bij de reguliere prijs. De actieprijs moet uiteraard lager zijn. Is het product niet in de aanbieding? Laat dit veld dan leeg.

Op voorraad?

Wil je de voorraad van je producten bijhouden in de webshop? Dan kun je dat hier aan zetten. ‘0’ betekent ‘niet op voorraad’, ‘1’ betekent ‘op voorraad’ en als het alleen op nabestelling beschikbaar is, moet je hier ‘backorder’ invullen.

Voorraad

Simpel: vul hier in hoeveel er van dit product op voorraad zijn (mits je bij ‘Op voorraad?’ een ‘1’ hebt ingevuld). Vul niets in om een ‘oneindige’ voorraad in te stellen.

Categorieën

Geef hier aan in welke categorieën het product voor moet komen. Je kunt hier zoveel categorieën invullen als je wilt, zolang je ze maar van elkaar scheidt met een komma. Gaat het om een subcategorie? Geef dan ook de bovenliggende categorieën aan, gescheiden met een groter-dan-teken (>). Gaat het bijvoorbeeld om een T-shirt dat voor moet komen in de categorie T-shirts, dat een subcategorie is van de categorie Bovenkleding, dat op zijn beurt weer een subcategorie is van de hoofdcategorie Herenkleding? En moet dit product ook worden geplaatst in de hoofdcategorie Zwarte T-shirts? Vul dan dit in: Herenkleding > Bovenkleding > T-shirts, Zwarte T-shirts.

Tags

Tags zijn steekwoorden en –zinnen die je toe kunt voegen aan een product en die je kunt gebruiken om bepaalde producten te ordenen. Zo kun je bijvoorbeeld op de tag klikken om vervolgens op een pagina te komen waarop je alle producten waaraan die tag is toegevoegd ziet staan. Vul hier alle tags in die je aan het product mee wilt geven, gescheiden door een komma. Wil je niet werken met tags? Laat dit veld dan leeg.

Afbeeldingen

Vul hier alle bestandsnamen van de te gebruiken productafbeeldingen in, gescheiden met een komma. De eerste die je invult is altijd de hoofdproductafbeelding; de overige afbeeldingen komen eronder of ernaast te staan en kunnen worden aangeklikt in de webshop om ze te bekijken/vergroten. De afbeeldingen moeten nog los aan de mediabibliotheek worden toegevoegd, maar je kunt hier alvast aangeven welke afbeeldingen bij je producten moeten komen te staan.

Het invullen is eigenlijk heel simpel. Je vult gewoon de bestandsnamen van de afbeeldingen in. Dus bijvoorbeeld ‘t-shirt-zwart.jpg’. Zorg er wel voor dat de afbeeldingen die je vervolgens dus nog uploadt naar de mediabibliotheek wel exact dezelfde bestandsnamen hebben als de namen die je hier invult.

Up-sells

Geef up-sells aan om jouw bezoekers duurdere/betere alternatieven te laten zien wanneer ze het product bekijken. Vaak komt dit onderaan de productpagina te staan met een boodschap als ‘Andere suggesties…’. Je geeft up-sells aan door hier de id-nummers van die producten die je aan wilt bieden als alternatieven in te vullen, gescheiden met een komma en met de voorvoeging ‘id:’. Bijvoorbeeld: ‘id:10511, id:10534’. Hoe je de id-nummers van je producten vindt, zie je hieronder. Je kunt ook gebruik maken van de artikelnummers, gescheiden met een komma.

id nummers producten

Cross-sells

Geef cross-sells aan om jouw bezoekers producten aan te bieden waar ze óók in geïnteresseerd kunnen zijn bij aankoop van dit product. Verkoop je bijvoorbeeld spijkers? Misschien is het dan leuk om een hamer als cross-sell in te stellen. Cross-sells komen namelijk in de winkelmand-pagina terug met een boodschap als ‘Misschien vind je deze producten ook leuk…’. Je geeft cross-sells aan door hier de id-nummers van die producten die je aan wilt bieden in te vullen, gescheiden met een komma en met de voorvoeging ‘id:’. Bijvoorbeeld: ‘id:10511, id:10534’. Hoe je de id-nummers van je producten vindt, zie je hierboven. Je kunt ook gebruik maken van de artikelnummers, gescheiden met een komma.

Heb je alleen maar simpele producten? Dan kun je verdergaan met het omzetten van je document naar een csv-bestand en het uploaden naar je webshop.

Variabele producten toevoegen via een Excel-bestand

Het toevoegen van variabele producten gaat net even wat anders dan het toevoegen van simpele producten. Voor het gemak houden we even een voorbeeld aan: een T-shirt dat te koop is in drie kleuren (zwart, rood en blauw). De kolommen die we hierboven hebben behandeld, blijven gewoon bestaan (met wat lichte aanpassingen) en er komen een paar nieuwe kolommen bij.

Maar eerst: voor variabele producten geldt dat je een regel in je bestand aan moet maken voor het product zelf (het hoofdproduct) en vervolgens een regel per variatie van dat product. Dus als we het voorbeeld van het T-shirt dat in drie kleuren te koop is erbij pakken, moeten we vier regels toevoegen in het Excel-bestand: één voor het product zelf (ook wel hoofd of variable genoemd) en drie voor de verschillende mogelijkheden (ook wel variations genoemd).

In principe vul je alle informatie bij het hoofdproduct in en geef je bij de variaties alleen maar aan waarin deze verschilt van het hoofdproduct. Je hoeft dus niet de lange en korte omschrijvingen bijvoorbeeld ook bij de variaties te plaatsen. Hieronder bespreken we de bijzonderheden qua kolommen in je Excel-bestand.

Type

Bij simpele producten moest je hier simple invullen. Bij variabele producten moet je bij het hoofdproduct variable invullen en bij de variaties moet je variation invullen.

Reguliere prijs en Actieprijs

Deze vul je in bij de variations. Het kan namelijk heel goed zo zijn dat je variaties in prijs verschillen (dat het zwarte T-shirt duurder is dan het blauwe T-shirt, bijvoorbeeld). Ook als je variaties niet verschillen in prijs, moet je hier de prijs invullen (en dus niet bij de variable).

Hoofd

Hier leg je de link tussen de variations en de variables. Zet hier bij alle variaties het artikelnummer neer van het hoofdproduct. Dan weet WooCommerce dat dit variaties zijn die bij het hoofdproduct horen.

Eigenschappen

Met behulp van de eigenschappen kun je de variaties van elkaar laten differentiëren. Dit zijn de producteigenschappen die je bezoekers kunnen selecteren in de webshop (zie afbeelding). Eigenschappen komen altijd in setjes van 4 kolommen: Naam, Waarde, Zichtbaar en Globaal. Hieronder zie je per kolom wat je in moet vullen voor het hoofdproduct en de variaties.

Producteigenschap woocommerce

Naam eigenschap 1

Bij het hoofdproduct (variable): De naam van de eigenschap. In dit geval ‘Kleur’.

Bij de variaties (variation): Gelijk aan het hoofdproduct.

Waarde eigenschap 1

Bij het hoofdproduct (variable): Alle mogelijke opties, gescheiden met een komma. In dit geval ‘Zwart, Rood, Blauw’.

Bij de variaties (variation): De optie die bij deze specifieke variatie past. Dus ‘Zwart’ óf ‘Rood’ óf ‘Blauw’.

Zichtbare eigenschap 1

Bij het hoofdproduct (variable): Hiermee kun je aangeven of je wilt dat er een apart tabblad op je productpagina’s wordt aangemaakt waarin deze eigenschap wordt getoond. In sommige gevallen kan dit handig zijn, maar in sommige gevallen niet. Je geeft het aan door een ‘0’ (voor niet tonen op de productpagina) of een ‘1’ (voor wel tonen op de productpagina) in te vullen.

Bij de variaties (variation): Gelijk aan het hoofdproduct, of leeg.

Globale eigenschap 1

Bij het hoofdproduct (variable): Hiermee kun je aangeven of het gaat om een globale eigenschap die door meerdere producten kan worden gebruikt, of dat het gaat om een eigenschap die specifiek voor dit product geldt. Met ‘0’ geef je aan het om een product-specifieke eigenschap gaat en met ‘1’ geef je aan dat het om een globale eigenschap gaat. In het geval van de eigenschap kleur, vullen wij hier een ‘1’ in. Dan kan de eigenschap ook bij andere producten worden gebruikt (hier vertellen we je meer over eigenschappen).

Bij de variaties (variation): Gelijk aan het hoofdproduct, of leeg.

Meerdere eigenschappen?

Hebben jouw producten meerdere eigenschappen? Bijvoorbeeld Kleur én Maat? Dan kun je meerdere eigenschappen in je Excel-bestand zetten. Kopieer hiervoor de vier kolommen die bij een eigenschap horen en geef ze een opvolgend nummer. Dus bijvoorbeeld ‘Naam eigenschap 2’, ‘Waarde eigenschap 2’, ‘Zichtbare eigenschap 2’ en ‘Globale eigenschap 2’.

Het Excel-bestand volledig ingevuld?

Heb je het Excel-bestand volledig ingevuld? Dan is onze grootste tip: loop alles nog een keer langs en check wat je allemaal hebt ingevuld. Kloppen de prijzen? Kloppen de eigenschappen? Kloppen de afbeeldings-url’s? Controleer alle informatie. Nu kun je nog makkelijk grote aanpassingen doen. Straks ook nog wel, maar nu is het vaak slechts een paar klikken op de knop.

Sla je Excel-bestand op als een .csv-bestand

WooCommerce kan geen Excel-bestanden lezen in hun normale formaat. Daarom moet je jouw Excel-bestand nu opslaan als een .csv-bestand. Dat doe je als volgt:

  1. Ga naar Bestand > Opslaan als…
  2. Navigeer naar de map waar je je bestand wilt opslaan en geef het bestand een naam.
  3. Selecteer onder de naam bij Opslaan Als Type dat het om een ‘CSV (komma gescheiden)’-bestand gaat.
  4. Klik op opslaan.
  5. Klaar!
excel naar csv

De op een na laatste stap: het uploaden van de afbeeldingen

Als je alle informatie hebt ingevuld en je Excel-bestand hebt opgeslagen als een .csv-bestand, wordt het tijd om je productafbeeldingen te uploaden. Je hebt deze afbeeldingen al toegekend aan de producten in een van de kolommen in je Excel-bestand, maar dat betekent niets zolang je de afbeeldingen niet in je webshop hebt zitten.

Volg daarvoor deze stappen:

  1. Log in in de back-end van je website.
  2. Navigeer in het linkermenu naar Media > Nieuw bestand.
  3. Klik op ‘Bestanden selecteren’.
  4. Zoek je afbeeldingen op je computer op en klik op ‘Open’.
  5. De afbeeldingen worden nu naar je mediabibliotheek geüpload!

Zorg ervoor dat je afbeeldingen dezelfde namen hebben als de namen die je in het Excel-bestand hebt ingevuld! Anders weet WooCommerce niet welke afbeeldingen je bedoelt en worden er geen productafbeeldingen getoond.

De laatste stap: het uploaden van je producten!

Je .csv-bestand staat klaar, je hebt de afbeeldingen al geüpload en het enige dat nog moet gebeuren is dat de producten zelf dus in je webshop komen te staan! Het uploaden van je bestand doe je als volgt:

  1. Log in in de back-end van je website.
  2. Navigeer in het linkermenu naar Producten > Alle producten.
  3. Bovenin zie je de knop ‘Importeren’ staan. Klik hierop.
  4. Klik op Choose File en selecteer je .csv-bestand.
  5. Bij het uploaden van nieuwe producten kun je ‘Bestaande producten bijwerken’ uitgevinkt laten. Wil je je bestaande producten aanpassen? Vink deze dan aan.
  6. Klik op ‘Doorgaan’.
  7. Je kunt nu de Kolomnamen met de juiste velden koppelen. Dit staat hoogstwaarschijnlijk al goed, maar loop het allemaal voor de zekerheid na.

    a. Zie je bij stap 7 maar één kolom en veld? Ga dan een stap terug en klik naast ‘Doorgaan’ op ‘Geavanceerde instellingen tonen’.

    b. Vul bij ‘CSV-scheidingsteken’ een puntkomma (;) in.

    c. Klik op Doorgaan.

  8. Voer stap 7 uit.
  9. Klik op ‘De importeerfunctie uitvoeren’.
  10. Afhankelijk van de grootte van je bestand kan dit even duren.
  11. Klaar!

Je producten zijn nu geüpload naar je webshop. Check ze allemaal nog even een keer om te zien of alles goed is meegekomen.